Beleidsplan 2021-2024

Het beleidsplan 2021-2024 van de Vlaamse Tafeltennisliga werd volledig uitgewerkt volgens de richtlijnen van Sport Vlaanderen. In het beleidsplan vinden we alle doelstellingen en acties die we als federatie willen uitvoeren in de komende vier jaar. Vorig jaar kozen we ervoor om dit voor het eerst visueel voor te stellen. Dit jaar geven we een terugblik van onze acties in 2021 en kijken we vooruit naar de acties in 2022. We zullen ons opnieuw tweewekelijks focussen we op één specifiek domein. Deze keer komt het beleidsdomein “Informatica” aan bod. 

De hoofddoelstelling voor dit beleidsdomein is:

De planlast van clubs en leden verminderen door middel van nieuwe of aangepaste ICT-toepassingen. We peilen hiervoor naar de tevredenheid van de huidige toepassingen, alsook naar nieuwe potentiële toepassingen. Tegen eind 2024 is minstens 70 % van onze clubs tevreden over de werking en aanpassingen.

Hoe wil de federatie dit bereiken:

- Administratieve verlichting voor leden door inzet op eigen persoonlijke logins die hiervoor gebruikt kunnen worden. Tegen 2024 zijn er minstens 20 % meer persoonlijke logins dan de situatie van eind 2020.

Acties 2021: Een volledig nieuwe ledendatabase werd uitgewerkt door de federatie. In eerste instantie werd de communicatie verricht naar de clubsecretarissen, zodat die ook zichzelf konden voorbereiden en leren werken met de nieuwe website. Ondertussen blijkt ook dat veel clubs 1 persoon aanduiden die de inschrijvingen voor tornooien doet, of waarvan de login gedeeld wordt om ook de interclubuitslagen te verwerken. Nochtans kan iedereen met een login zichzelf inschrijven voor tornooien, en kunnen meerdere personen binnen 1 club wel degelijk “clubrechten” krijgen om de interclubuitslagen te verwerken. Daar is blijkbaar nog een misverstand over. Binnen de 163 clubs actief bij de federatie, waren er eind 2021 toch reeds 2.941 leden met een login. Eind 2020 waren dat er nog “maar” 2.798, of een stijging van net iets meer dan 5,1 %. Ontslag en transfer online mogelijk maken werd jammer genoeg niet gerealiseerd. Het decreet van de Vlaamse Overheid liet dit niet toe. Ondertussen heeft de federatie wel nieuws gekregen dat dit in de toekomst wel mogelijk wordt. Hiervoor moeten de reglementen herschreven worden, moeten die voorgelegd worden ter goedkeuring aan Sport Vlaanderen en moet het systeem verder ontworpen worden. Daar gaat de federatie werk van maken uiteraard.

Acties 2022: Begin januari werd reeds een mail gestuurd naar alle leden met een e-mailadres in onze ledendatabase met de melding dat ze vanaf heden ook zelf hun eigen gegevens kunnen aanpassen. Hiervoor moet uiteraard de persoon een login aanmaken. Zo kan je zelf ook beter jouw eigen gegevens controleren (en het werk van die ene persoon ook wat “verlichten”). Het doel is uiteraard om nog meer individuele logins te creëren zodat iedereen vlotter kan werken. Verder gaat de federatie inzetten op digitalisering van de ontslagen en transfers, maar dit zal pas ten vroegste in voege kunnen treden vanaf eind seizoen 2022-2023 gezien de nodige aanpassingen en goedkeuringen van de reglementswijzigingen. Ook het digitaliseren van een eerste aansluiting staat op het programma.

- Administratieve verlichting voor clubs door nieuwe toepassingen en verdere uitbouw van de huidige toepassingen. Het gebruik van de programma’s moet centraal staan in de clubwerking en tegen eind 2024 gebruikt minstens 75 % van alle clubs de programma’s.

Acties 2021: Via de vernieuwde ledenadministratie is er een uitgebreider veld voor de clubwerking zelf. De federatie hoopt dat in de nabije toekomst nog verder uit te breiden met interessante grafieken. Het competitieprogramma is sinds een kleine twee jaar ook online beschikbaar, waardoor wedstrijden live mee te volgen zijn tijdens de wedstrijddagen. In een korte enquête werd het gebruik bevraagd bij onze clubs. In totaal reageerden 108 clubs, waarvoor dank. Van die 108 clubs werken er reeds 78 volledig of deels met een online wedstrijdprogramma, terwijl 32 clubs nog volledig of deels met de offline versie werken. Sommige clubs gebruiken blijkbaar nog beide mogelijkheden. Het tornooi-programma zal een nieuwe grondige update ondergaan. Toch maken reeds 13 clubs gebruik van het tornooi-programma, wat op zich niet verrassend is gezien het heel laag aantal clubtornooien van de voorbije 2 jaar.

Acties 2022: Samen met de mogelijkheid om een eerste aansluiting online te regelen, zal ook de heraansluiting en hernieuwing online mogelijk worden. Dit alles uiteraard door gebruik te maken van de vernieuwde website my.vttl.be. Dit moet nog technisch mogelijk gemaakt worden, maar de bedoeling is om dit tegen de start van het nieuwe seizoen rond te krijgen. De metabase van de federatie kan mooi grafieken creëren, wat ook een meerwaarde zou kunnen betekenen voor de clubs. Gezien het ook voor onze medewerkers volledig nieuw is, zal nog moeten blijken hoe vlug zoiets ook effectief vlot kan gebeuren. Het competitieprogramma zal in de nabije toekomst enkel nog updates blijven ondergaan in de online-versies, dus overschakelen door de clubs is zeker aan te raden. Aan het tornooi-programma wordt verder gewerkt. Updates aan het huidige programma zijn de laatste maanden/jaren eerder wat tijdelijke oplossingen, dus een nieuw systeem lijkt noodzakelijk. Daar wordt werk van gemaakt. 

Op basis van de enquête gevoerd bij de clubbestuurders blijkt momenteel 85,36 % tevreden te zijn over de huidige toepassingen. Het is uiteraard de bedoeling om jullie steeds verder en beter te begeleiden op dit vlak. Enkele tutorial-video’s werden reeds uitgewerkt. In de toekomst hopen we dan ook dit percentage nog iets hoger te krijgen, al is iedereen tevreden stellen quasi onmogelijk, ook gezien de vlugge ontwikkeling van het ICT-gebeuren op zich. Toch tracht de federatie steeds in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.

Hieronder een overzicht van de overige domeinen die binnen de VTTL-werking centraal staan:

• Clubondersteuning
• Competitie heren en dames
• Competitie jeugd
• Fiscaliteit
• G-sport werking
• Informatica toepassingen
• Jeugdsportproject
• Laagdrempelig project
• Landelijke evenementen
• Landelijke kampioenschappen
• Medisch en ethisch sporten
• Partners
• Provinciale jeugdwerking
• Recreatieve werking
• Scheidsrechters
• Sportkampen
• Topsportbeleid
• Trainers